KVKK Aydınlatma Metni

Veri sorumlusunun kimliği

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu:

Kapsam ve işlenen kişisel veriler

Kişisel verileriniz; iletişim taleplerinizin karşılanması, teklif süreçlerinin yürütülmesi, ürün ve teknik destek taleplerinizin değerlendirilmesi, web sitesi güvenliğinin sağlanması ve ticari süreçlerin yönetilmesi amacıyla sınırlı, ölçülü ve amaçla bağlantılı şekilde işlenebilir.

• Kimlik bilgileri: Ad, soyad ve form üzerinde paylaştığınız temsilci bilgileri.
• İletişim bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, firma adresi veya paylaşmanız halinde diğer iletişim kanalları.
• Kurumsal bilgiler: Firma adı, görev/pozisyon bilgisi, sektör veya uygulama alanı.
• Talep ve işlem bilgileri: Ürün adı, marka, ambalaj, miktar, teklif açıklaması, teknik destek talebi, mesaj içeriği.
• İşlem güvenliği bilgileri: IP adresi, log kayıtları, tarih-saat bilgisi, site kullanım ve güvenlik kayıtları.

Kişisel verilerin toplanma yöntemi

Kişisel verileriniz; otomatik, kısmen otomatik veya otomatik olmayan yollarla aşağıdaki kanallar üzerinden toplanabilir:

• İletişim formu ve Teklif Al formu
• E-posta, telefon, WhatsApp ve diğer kurumsal iletişim kanalları
• Web sitesi ziyaretleri, log kayıtları, güvenlik ve performans sistemleri
• Teklif, sipariş, teslimat, muhasebe ve sözleşme süreçleri
• Yetkili kamu kurumları, tedarikçiler veya iş ortaklarıyla yürütülen zorunlu işlemler

Kişisel veri işleme amaçları

Toplanan kişisel verileriniz, somut olayın niteliğine göre aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• İletişim taleplerinin alınması, değerlendirilmesi ve cevaplanması
• Endüstriyel yağ, gres yağı, özel yağlama ürünleri ve teknik destek taleplerinin değerlendirilmesi
• Teklif hazırlanması, teklifin iletilmesi ve sözleşme öncesi süreçlerin yürütülmesi
• Sipariş, satış, teslimat, faturalandırma, tahsilat ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesi
• Müşteri ilişkileri, satış sonrası destek ve operasyonel iş süreçlerinin yönetilmesi
• Web sitesi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi ve hizmet kalitesinin artırılması
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası uyuşmazlıkların yönetilmesi

Kişisel verilerin işlenmesinin hukuki sebepleri

Kişisel verileriniz, işleme faaliyetinin niteliğine göre KVKK’nın 5. maddesinde yer alan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenebilir:

• KVKK m.5/2-c: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması.
• KVKK m.5/2-ç: Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için zorunlu olması.
• KVKK m.5/2-e: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• KVKK m.5/2-f: İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati için zorunlu olması.
• Açık rıza: Kanundaki diğer işleme şartlarından birinin bulunmadığı ve açık rıza gerektiren sınırlı hallerde ayrıca alınır.

Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel verileriniz; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları
• Mahkemeler, icra daireleri ve diğer yasal merciler
• Avukatlar, mali müşavirler, denetçiler ve danışmanlar
• Barındırma, e-posta, güvenlik, yazılım, bakım ve teknik altyapı hizmeti sağlayıcıları
• Kargo, lojistik, tedarik, muhasebe, faturalandırma ve ödeme süreçlerine dahil hizmet sağlayıcılar
• Talebinize konu ürün veya teknik bilginin değerlendirilmesi için gerekli olması halinde ilgili tedarikçiler veya iş ortakları

Yurt dışına kişisel veri aktarımı

Şirketimizin kullandığı web barındırma, e-posta, güvenlik, yedekleme, analiz, iletişim veya dijital altyapı hizmetlerinin niteliğine bağlı olarak bazı teknik hizmetlerde kişisel verilerin yurt dışına aktarılması veya yurt dışındaki sistemler üzerinden erişilebilir hale gelmesi gündeme gelebilir.

Böyle bir aktarımın söz konusu olması halinde, KVKK’nın 9. maddesi ve ilgili güncel mevzuat çerçevesinde; yeterlilik kararı, uygun güvenceler, standart sözleşmeler, bağlayıcı şirket kuralları veya mevzuatta öngörülen istisnai aktarım şartları dikkate alınır.

Saklama süresi ve veri güvenliği

Kişisel verileriniz, işlenme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri ile sınırlı olarak muhafaza edilir. Sürelerin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması halinde kişisel verileriniz mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

İstanbul Yağ Sanayi, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin güvenli şekilde muhafazasını sağlamak amacıyla uygun teknik ve idari tedbirleri almaya özen gösterir.

İlgili kişi olarak haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinizle ilgili olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• Kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini talep etme
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemler ile analiz sonucu aleyhinize çıkan sonuca itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

Başvuru ve iletişim

KVKK kapsamındaki taleplerinizi, kimliğinizi doğrulamaya yarayan bilgi ve belgelerle birlikte aşağıdaki kanallar üzerinden iletebilirsiniz. Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve mevzuatta öngörülen süreler içinde sonuçlandırılır.

Metnin güncellenmesi

İstanbul Yağ Sanayi, işbu KVKK Aydınlatma Metni’ni mevzuat değişiklikleri, şirket faaliyetleri, form modülü, dijital altyapı veya veri işleme süreçlerinde meydana gelebilecek değişiklikler doğrultusunda güncelleme hakkını saklı tutar. Güncel metin web sitesinde yayımlandığı tarihten itibaren geçerli kabul edilir.